Door middel van deze onkostenvergoedingsregeling wordt u geïnformeerd over de tarieven en bedragen die van toepassing zijn op de door u bij de Atletiekunie te declareren kosten.

De onderwerpen die in deze regeling zijn opgenomen, treft u onderstaand puntsgewijs aan.

1. Reiskosten
2. Maaltijden
3. Telefoon
4. Overige kosten
5. Buitenlandse reis- en verblijfkosten

1. Reiskosten

Voor vrijwilligers die werkzaamheden verrichten die worden aangestuurd door de Atletiekunie, gelden onderstaande regels voor reiskostenvergoeding. Deze regeling is tot stand gekomen in overleg met de fiscus.

De kilometervergoeding aan vrijwilligers van de Atletiekunie sloot de laatste jaren aan bij de door de wetgever vastgestelde onbelaste kilometervergoeding. De wet staat het toe aan een vrijwilliger de werkelijke kilometerkosten te vergoeden, mits deze door de betreffende vrijwilliger voldoende zijn onderbouwd.
Vanaf 1 januari 2004 vergoedt de Atletiekunie aan vrijwilligers de werkelijke kilometerkosten met een minimum van € 0,19 per km en een maximum van € 0,28 per km. Met de belastinginspecteur is afgesproken dat elke vrijwilliger die de door hem/haar gemaakte kilometerkosten declareert, zelf berekent wat voor hem/haar de kosten per kilometer van het vervoermiddel zijn. Docenten, trainers, medisch begeleiders en andere mensen die declareren bij de Atletiekunie tegen een bepaalde vergoeding (honorarium) kwalificeren zich, volgens de belastingregels, niet als vrijwilliger. Zij moeten, net als een werknemer in loondienst, over de kilometervergoeding boven de € 0,19 p/km inkomstenbelasting betalen.

U mag de reiskosten volgens onderstaand schema declareren bij de Atletiekunie.

Kilometerkosten	Declaratiebedrag
Kosten per kilometer minder dan € 0,19	€ 0,19 per kilometer
Kosten per kilometer tussen € 0,19 en € 0,28	Werkelijke kilometerprijs
Kosten per kilometer meer dan € 0,28	€ 0,28 per kilometer

Let op : De belastingdienst verplicht de Atletiekunie aan het eind van elk jaar per vrijwilliger op te geven welk bedrag aan onkosten is uitgekeerd indien het totaalbedrag hoger is dan € 1.500,- per jaar of € 150,- per maand (grensbedragen 2006). U bent zelf verantwoordelijk voor een juiste berekening van de kilometerkosten. Bij een privé-controle kan de belastingdienst ook controleren of u bij de Atletiekunie de juiste kilometerkosten in rekening heeft gebracht. Bij onjuistheden bent u zelf aansprakelijk voor een eventuele naheffing.

Wij verzoeken u op uw declaratieformulier aan te geven wat de werkelijke km-kosten van uw auto zijn (max. € 0,28). 

Voorbeeldberekening van uw kilometerkosten

Wij willen graag uitdrukkelijk vermelden dat de Atletiekunie pas tot uitbetaling van gedeclareerde kilometerkosten hoger dan € 0,19 p/km kan overgaan wanneer u de daartoe vereiste berekening van uw kilometerkosten bij ons heeft ingeleverd. Hiervoor kunt u  bovenstaand formulier gebruiken. Het uit uw berekening van de kilometerprijs door ons afgeleide vergoedingsbedrag blijven wij hanteren tot nader order. Dat betekent dus dat u een nieuwe berekening dient in te sturen wanneer u van vervoermiddel verandert. 

Wanneer u met openbaar vervoer reist kunt u, tegen overlegging van de nodige vervoersbewijzen, de werkelijk gemaakte reiskosten declareren die dan onbelast kunnen worden uitbetaald.

2. Maaltijden

Vergoeding van maaltijden vindt plaats tegen de werkelijk gemaakte kosten, gemaximeerd op de hiervoor geldende normen, zoals het ministerie van VWS die hanteert, te weten:

diner	€ 16,55
lunch	€ 10,96
ontbijt	€ 6,31

Wanneer u maaltijdkosten declareert, moet u tegelijkertijd met uw declaratie betalingsbewijzen meesturen.

Declaratie van een ontbijt is toegestaan wanneer uw werkzaamheden voor de Atletiekunie aanvangen vóór 06.00 en doorlopen tot na 08.00 uur. Declaratie van een lunch is toegestaan wanneer uw werkzaamheden voor de Atletiekunie aanvangen vóór 12.00 en doorlopen tot na 14.00 uur. Declaratie van een diner is toegestaan wanneer uw werkzaamheden voor de Atletiekunie aanvangen vóór 18.00 en doorlopen tot na 20.00 uur. Bij (avond-)vergaderingen op het bondsbureau van de Atletiekunie kan, mits tijdig aangemeld via de receptie, een eenvoudige broodmaaltijd worden verzorgd. Wellicht ten overvloede zij vermeld dat in die gevallen declaratie van maaltijdkosten dan niet aan de orde kan zijn. 

3. Telefoonkosten

Vergoeding van telefoonkosten vindt plaats tegen een bepaald percentage van de uit hoofde van uw functie te maken (zakelijke) gesprekskosten. Voor de hoogte van voormeld percentage verwijzen wij u  naar de tussen u en uw afdelings- of sectorhoofd gemaakte of alsnog te maken afspraken.

Wanneer u telefoonkosten declareert, moet u tegelijkertijd met uw declaratie een factuurspecificatie meesturen waarop u de voor vergoeding in aanmerking komende posten arceert.  

4. Overige kosten

Vergoeding van overige kosten (bijvoorbeeld kopieer- en portikosten) vindt plaats wanneer u uit hoofde van uw functie dergelijke kosten heeft moeten maken. De redelijkheid van uw declaratie zal op dit punt worden beoordeeld door uw afdelings- of sectorhoofd.

Wat betreft het kopiëren, dient kopieerwerk van grotere omvang om kostentechnische redenen op het bondsbureau plaats te vinden.

Wanneer u overige kosten (bijvoorbeeld kopieer- en portikosten) declareert, verzoeken wij u betalingsbewijzen hiervan tegelijkertijd met uw declaratie mee te sturen.


5. Buitenlandse reis- en verblijfkosten

Buitenlandse reizen die beroepshalve (en anders dan als begeleider van een ploeg) worden gemaakt, dienen om kostentechnische en organisatorische redenen via het bondsbureau te worden geboekt.

Voor vergoeding van reiskosten wordt hier verwezen naar de onder 1. Reiskosten beschreven regels. De verblijfkosten worden vergoed op basis van logies in een goed middenklasse hotel.

Voor vergoeding van maaltijden wordt hier verwezen naar de onder 2. Maaltijden beschreven regels.
Daarenboven is het vrijwilligers toegestaan om per dag een bedrag van ten hoogste € 7,50 te declareren ter dekking van kleine uitgaven onderweg voor bijvoorbeeld koffie, thee, drankjes, versnaperingen en telefoon.

Wanneer u buitenlandse reis- en verblijfkosten declareert, verzoeken wij u betalingsbewijzen hiervan tegelijkertijd met uw declaratie mee te sturen. Tot slot
Wij verzoeken u vriendelijk, doch dringend uw declaraties regelmatig (bij voorkeur binnen twee weken na afloop van elke maand) bij de Atletiekunie in te dienen. Ons streven is erop gericht om uw declaraties drie weken na ontvangst aan u te hebben uitbetaald, een en ander uiteraard afhankelijk van goedkeuring door uw afdelings- of sectorhoofd. Tevens verzoeken wij u het bijgevoegde declaratieformulier te hanteren. Een exemplaar van het declaratieformulier kunt hier vinden. 

U kunt uw declaratie opsturen naar:
Atletiekunie
Postbus 60100
6800 JC ARNHEM

Mocht u vragen en/of opmerkingen over de Onkostenvergoedingsregeling hebben, dan kunt u contact opnemen met de afdeling financiële administatie van de Atletiekunie.

Telefoonnummer : (026) 48 34 800