Aan-, afmeldingen en wijzigingen

Vorige

Hieronder staat informatie voor ledenadministrateurs omtrent:

  • Aan-, afmeldingen en wijzigingen van leden (en deadline afmeldingen);
  • Overschrijvingen;
  • Invulling bestuur.

Aan-, afmeldingen en wijzigingen

Bij het verwerken van aan-, afmeldingen en wijzigingen onderscheiden we twee type verenigingen, namelijk gekoppelde en niet gekoppelde verenigingen.

Gekoppelde verenigingen verwerken zelf de aan-, afmeldingen en mutaties van haar leden.

Niet-gekoppelde verenigingen leveren bovengenoemde gegevens aan bij de Atletiekunie, waarna de ledenadministrateur deze in de bondsadministratie verwerkt. De Atletiekunie ontvangt momenteel op verschillende wijzen alle nieuwe aanmeldingen, afmeldingen en overige wijzigingen. Om dit proces te verbeteren, is er een nieuw formulier ontwikkeld, waarin verenigingen op een eenvoudige wijze alle aan-, afmeldingen en wijzigingen in één formulier kunnen aanleveren. Dit formulier vindt u hieronder in de bijlage ‘Formulier aan- en afmeldingen’. Indien mogelijk verzoeken wij niet-gekoppelde verenigingen om via dit formulier mutaties met ons te communiceren. Door het gebruik van dit formulier wil de Atletiekunie de registratie van de mutaties beter verzorgen.

Formulier aan- en afmeldingen (alleen bestemd voor ledenadministrateurs van niet-gekoppelde verenigingen)

Let op. Alleen wanneer het e-mailadres juist staat geregistreerd, ontvangt het lid zijn of haar digitale ledenpas.

Deadline afmeldingen

Voor een correcte verwerking van alle mutaties aan het einde van het jaar, dienen

  • Gekoppelde verenigingen die via een digitale ledenapplicatie hun ledenadministratie bijwerken hun opzeggingen jaarlijks vóór 31 december te hebben bijgewerkt. De leveranciers van de verenigingspakketten spreken hun voorkeur uit dat op 30 december de laatste afmeldingen worden verwerkt waarna op 31 december een laatste controle kan plaatsvinden.
  • niet-gekoppelde verenigingen hun afmeldingen jaarlijks vóór 1 december door te geven aan het bondsbureau.

Let op: voor leden die niet tijdig zijn afgemeld volgt in januari weer een factuur voor de bondsafdracht over het hele kalenderjaar!

 

Overschrijvingen

Doordat er zowel gekoppelde als niet-gekoppelde verenigingen bestaan, zijn er vier varianten om een lid van de ene naar de andere vereniging over te schrijven. Hieronder beschrijven we de vier varianten.

Om er zeker van te zijn dat beide verenigingen correct hebben gehandeld willen wij de verenigingen verzoeken om –als er een overschrijving plaatsvindt- hiervan ook de Atletiekunie op de hoogte te stellen zodat we e.e.a. kunnen controleren in de bondsadministratie en eventueel nog een aanpassing kunnen aanbrengen.

  1. Overschrijving van een niet-gekoppelde vereniging naar een niet-gekoppelde vereniging
    De oude vereniging dient een akkoordverklaring op te stellen en stuurt deze naar de nieuwe vereniging. De nieuwe vereniging geeft ook toestemming en stuurt deze complete set op naar het bondsbureau. Zo heeft de Atletiekunie van beide verenigingen een akkoord en kan de overschrijving door de Atletiekunie verwerkt worden.
     
  2. Overschrijving van een niet-gekoppelde vereniging naar een gekoppelde vereniging
    De oude vereniging dient een akkoordverklaring op te stellen en stuurt deze naar de Atletiekunie, de afmelding wordt door de Atletiekunie verwerkt met als reden ‘’overschrijving andere vereniging’’. De nieuwe vereniging wordt door de Atletiekunie in kennis gesteld en dient dit lid aan te melden in hun verenigingspakket.
     
  3. Overschrijving van een gekoppelde vereniging naar een niet-gekoppelde vereniging
    De gekoppelde vereniging dient het lid af te melden in hun verenigingspakket (indien mogelijk bij reden einde de keuze te maken voor optie 03 overschrijving wedstrijdlid) en geeft hiervan bericht aan de nieuwe vereniging. Deze nieuwe vereniging geeft –mits zij akkoord gaan- dit bericht door aan de Atletiekunie zodat de atleet door de Atletiekunie kan worden overgeschreven.
     
  4. Gekoppelde vereniging naar een gekoppelde vereniging
    De oude gekoppelde vereniging meldt het lid af in hun verenigingspakket (indien mogelijk bij reden einde de keuze te maken voor optie 03 overschrijving wedstrijdlid). Vervolgens berichten zij de nieuwe vereniging hierover en de nieuwe vereniging meldt het lid aan in hun verenigingspakket.

Als deze procedures correct gevolgd worden, dan worden bij de nieuwe vereniging alleen de overschrijvingskosten in rekening gebracht. Wordt bij de afmelding niet de keuze 03 gemaakt, dan heeft dat tot gevolg dat de atleet als nieuw lid wordt aangemerkt, en dan betaalt de nieuwe vereniging geen overschrijvingskosten, maar de hogere (!) kosten van de bondsafdracht plus bijkomende administratiekosten.

 

Invulling bestuur (functionarissen)

Zeker sinds de invoering van de AVG (op 25 mei jl.) is het van groot belang dat de bestuursfuncties op de juiste wijze staan geregistreerd. Maar het actueel houden van het bestand aan functionarissen vraagt extra aandacht. Niet alleen moet een nieuwe functionaris aangemeld worden, maar de vertrekkende functionaris dient een einddatum te krijgen. Daarbij is het vaak belangrijk dat het e-mailadres wordt aangepast.

Mochten zich hierbij problemen voordoen, dan is het raadzaam de handleiding te raadplegen. Kom je hier niet uit, dan graag even contact opnemen met de leverancier van de ledenapplicatie. Tevens geldt dit voor rechten welke worden toegekend aan bepaalde functionarissen binnen “Mijn Atletiek”. Hoe je accounts kunt toevoegen en verwijderen kun je teruglezen in de Handleiding.

Het actueel houden van het bestand van de verenigingsfunctionarissen is temeer van belang omdat vanuit de Atletiekunie met regelmaat gerichte informatie naar specifieke contactpersonen van de verenigingen wordt gestuurd. Deze informatie gaat overigens ook vrijwel altijd naar de secretaris van de vereniging.

Let op:

  • Indien de vereniging werkt met secretaris@atletiekvereniging.nl en er is een nieuwe secretaris dan dient dit mail adres op de relatiekaart van de nieuwe secretaris te worden opgenomen;
  • Bestuursleden worden automatisch toegevoegd aan de Verzendlijst van de Nieuwsbrief voor bestuurders die maandelijks verschijnt;
  • Het is mogelijk om via Mijn Atletiek voor verenigingen te zien hoe de bestuursleden van de vereniging bij ons zijn geregistreerd. Klik hiervoor op de Rapportages, dan Ledenoverzicht, dan PDF – de bestuursleden verschijnen bovenaan de lijst!
  • Inloggen in Mijn Atletiek