FAQ Volta

Vorige

Veelgestelde vragen

Algemeen Volta

Welke webbrowser is geschikt voor Volta?

Volta werkt het meest optimaal in Google Chrome, Microsoft Edge of Safari omdat deze webbrowsers het meest up to date zijn. Internet Explorer daarentegen wordt afgeraden omdat dit een verouderde webbrowser is.

Is Volta beveiligd en AVG proof?

Ja, Volta is AVG proof en de beveiliging voldoet aan de moderne standaarden. Wachtwoorden worden niet opgeslagen en zijn versleuteld. Alle persoonsgegevens zijn beschermd volgens de Europese richtlijnen. De webapplicatie voor bondsmedewerkers en vrijwilligers van verenigingen/loopgroepen maakt gebruik van 2-factor authenticatie. Dit betekent dat je niet alleen je gebruikersnaam (mailadres) en wachtwoord nodig hebt om in te loggen, maar ook een code via je mobiele telefoon of per mail. Als je voor het eerst inlogt, moet je die keuze maken.

Welke informatie ziet de Atletiekunie?

De Atletiekunie heeft haar eigen login binnen Volta en ziet de informatie van de verenigingen en  loopgroepen waarvan is afgesproken dat ze die mogen zien.

Kan ik meedenken met de verdere ontwikkeling van Volta?

Ja graag! Eén van de uitgangspunten van de Atletiekunie is om deze digitale ontwikkeling van onze sport gezamenlijk op te pakken met verenigingen, loopgroepen en leden. Jouw suggesties worden dus zeker meegenomen, dus laat je horen via volta@focusonyoursport.nl. We denken ook aan een klankbord vanuit de verenigingen waarin gezamenlijk gekeken wordt naar de verdere kansen door digitale samenwerking.

Het gebruik door clubs (functionarissen)

Welke functionarissen kunnen inloggen in Volta?

De voorzitters en secretarissen van iedere vereniging en de contactpersonen van loopgroepen hebben een mail ontvangen om een login voor Volta aan te maken voor een beheerders functie. Dit zijn persoonlijke logins die niet doorgestuurd kunnen worden. Vervolgens kunnen deze beheerders zelf andere gebruikers aanmaken, zodat je zelf kunt bepalen wie er toegang heeft tot de ledenadministratie.

Als je gebruik maakt van Volta Club, kan je per gebruiker verschillende rechten instellen.

Wat is er voor mij als functionaris veranderd?

Als loopgroep of niet-gekoppelde vereniging beheer je nu je leden in Volta. Maak je gebruik van ledenadministratie software van AllUnited, Sportlink of Club Assistent, dan verandert er niets. Mutaties worden automatisch verwerkt in Volta.

Wij zijn een gekoppelde vereniging. Moet ik dan in Volta werken?

Maak je gebruik van ledenadministratie software van AllUnited, Sportlink of Club Assistent, dan verandert er niets. Mutaties worden automatisch verwerkt in Volta. Wel kan je inloggen om de gegevens van je vereniging en leden te raadplegen in Volta. Daarnaast verlopen de competitie inschrijvingen en facturen wel via Volta. Op de lange termijn worden er meer functionaliteiten aan Volta toegevoegd.

Heb je een lopende overeenkomst met AllUnited, Sportlink of Club Assistent en ben je geïnteresseerd om over te stappen? Laat het weten en we kijken naar een oplossing die bij jou past.

Moet ik een verwerkingsovereenkomst sluiten?

In opdracht van de Atletiekunie is Focus On Your Sport B.V. (FOYS) de ontwikkelaar van Volta en hiermee ook de verwerker van de gegevens. De Atletiekunie heeft zelf afspraken gemaakt over het gebruik van gegevens met verenigingen/loopgroepen. Voor het gebruik van Volta is het voor jou als vereniging niet nodig om een extra verwerkersovereenkomst te sluiten. Als je besluit om als vereniging/loopgroep gebruik te maken van Volta Club, dan sluit de vereniging een verwerkersovereenkomst af met FOYS.

Hoe installeer ik een app voor de twee factor authenticatie?

Met een twee factor authenticatie krijg je toegang tot de Volta omgeving. Volg de onderstaande stappen om de twee factor authenticatie te installeren. 

  1. Download een  twee factor authenticatie app, dit kan Microsoft Authenticator of Google Authenticator zijn. Deze apps zijn gratis te installeren in de Apple of Google Play Store.
  2. Scan vervolgens met je telefoon de QR code die getoond wordt als je wilt inloggen in Volta.
  3. Er wordt een verificatie code gegenereerd en vul deze in.
  4. De twee factor authenticatie app is nu geïnstalleerd voor jouw login in Volta.
  5. Je hebt de twee factor authenticatie app telkens als je wilt inloggen nodig. Op het moment dat je inlogt en er gevraagd wordt naar de authenticatie code open je de authenticator app op je telefoon en neem je de zes cijfers over die automatisch getoond worden. De code wijzigt om de 30 seconden.

Ik krijg een foutmelding na het invoeren van mijn authenticatie code. Wat nu?

De code die gegenereerd wordt, is maar een aantal seconden geldig. Als je een melding 'Ongeldige code' krijgt, kun je het met een nieuwe code opnieuw proberen. Een nieuwe code verschijnt vanzelf. Sluit eventueel de app en open deze opnieuw. 

Hoe kan ik de twee factor authenticatie weer activeren bij een nieuwe telefoon?

Een van de verenigingsbeheerders van Volta kan de twee factor authenticatie voor je resetten. Of mail naar volta@atletiekunie.nl. Als je hierna inlogt als functionaris, kun je de twee factor authenticatie opnieuw instellen.

Hoe maak ik een nieuwe gebruiker voor de verenigingsomgeving aan?

De voorzitters en secretarissen van clubs en de contactpersonen van loopgroepen zijn als club-/loopgroepbeheerder geregistreerd. Zij kunnen andere verenigingsfunctionarissen als gebruiker aanmaken. Dit kan bij 'Beheer gebruikers', links in het menu bij 'Leden'. Klik vervolgens rechtsboven op de groene button 'Gebruiker toevoegen'.

Je vult vervolgens de volgende velden in:

  • E-mail adres
  • Gebruikerstype: Clubbeheerder
  • Systeem rol: Verenigingsbeheerder (Hardlopen.nl loopgroepen kiezen hier voor Loopgroepbeheerder)
  • Sla de gegevens op en de gebruiker wordt aangemaakt.
  • Druk vervolgens op ‘Stuur bevestigingsmail’.

De nieuwe gebruiker krijgt een e-mail om een wachtwoord in te stellen en kan inloggen met het e-mail adres (gebruikersnaam) en aangemaakte wachtwoord. De gebruikers die je toevoegt, hebben allemaal dezelfde rechten. Als je gebruik maakt van het uitgebreide pakket Volta Club, kun je per gebruiker verschillende rechten ingesteld worden.

Hoe verwijder ik een gebruiker?

Als een functionaris geen werkzaamheden voor de club verricht is het noodzakelijk om hem/haar als gebruiker van Volta te verwijderen/blokkeren. Volg hiervoor onderstaande stappen.

  • Klik in het linker menu op ‘Leden’ en vervolgens op ‘Beheer gebruikers’
  • Selecteer de gebruikers van jouw club
  • Klik op de gebruiker waarvan de inlog verwijderd moet worden
  • Vink in het scherm Bewerk gebruiker ‘account blokkeren’ aan
  • Klik op ‘Opslaan’

Hoe werk ik de algemene gegevens van mijn club bij?

Bij ‘Mijn Club - club details’ kun je de algemene gegevens van de club en de bondscontactpersonen bijwerken. Zijn deze gegevens nog up to date binnen de vereniging? Zo niet, dan kun je die zelf aanpassen. Om een rol aan te passen klik je op het potloodje, waarna je iemand toevoegt via  ‘Wijs leden toe’.

Een functie beëindigen kan d.m.v. een einddatum in te vullen. Als iemand een afwijkend e-mailadres heeft, dan een privé mailadres, dan kan die ook worden ingevuld.

Hoe kunnen wij leden aanmelden, muteren en afmelden?

Gekoppelde verenigingen

Clubs met een eigen ledenadministratiepakket zijn gekoppeld aan onze administratie. Zij verwerken alle wijzigingen in hun eigen administratie.

Niet gekoppelde verenigingen

Clubs zonder eigen ledenadministratiepakket voeren de wijzigingen rechtstreeks in Volta door. Volg daarbij onderstaande stappen.

Stap 1:
Je kunt nieuwe leden toevoegen door rechtsboven op ‘Lid toevoegen’ te klikken. Vul vervolgens alle benodigde velden in en klik vervolgens op ‘toevoegen’. Er wordt automatisch een bondsnummer gecreëerd. Als deze persoon al ooit lid is geweest, krijgt hij/zij het oude bondsnummer.

Stap 2:
Zodra het lid is geregistreerd, moet er nog een lidmaatschap worden toegevoegd. Dit kan bij ‘Lidmaatschap details’. Klik op 'Acties' en dan op ‘Toevoegen’. Kies het desbetreffende lidmaatschap bij 'Selecteer plan' en stel de juiste startdatum in. Zodra het lidmaatschap is toegevoegd wordt het lid uitgewisseld met de Atletiekunie.

Als je een lidmaatschap wilt beëindigen, kies je voor de optie ‘Beëindigen’ bij ‘Lidmaatschap details’ en 'Acties'. De einddatum staat standaard op  31 december omdat we met jaarlidmaatschappen werken. Kies de juiste opzegreden. Als het gaat om een overschrijving is het belangrijk om de einddatum aan te passen zodat de nieuwe vereniging het lid kan aanmelden. Ook in geval van een overlijden is het belangrijk om de einddatum aan te passen om te voorkomen dat er nog post of mail verstuurd wordt.

Lidmaatschapsmutaties kun je doorvoeren als je bij  ‘Lidmaatschap details’ en 'Acties' kies voor 'Bewerken'.

 

Hoe genereer ik een ledenlijst?

Om een ledenlijst te genereren ga je naar 'Leden' en vervolgens naar 'Lijst' in het tabblad 'Active Members'. Dit betekent dat alle leden met een ‘actief lidmaatschap’ in de lijst voorkomen. Als je de gewenste leden op je scherm hebt staan, kun je een export maken. Klik op 'alles selecteren' en vervolgens op 'Exporteer naar Excel' om een lijst te genereren. Kies in het volgende scherm voor 'Export leden' en klik op 'Exporteer'. 

Bij een relatief klein aantal leden wordt er meteen een export gegenereerd en kun je het bestand opslaan. Bij een groter aantal leden krijg je een vervolgscherm. Daar zie je de tekst 'File being generated' en de status staat op 'Processing'. Er wordt nu een export opgebouwd. Dit kan even duren al naar gelang het aantal leden. Bovenaan verschijnt de tekst 'download file' op het moment dat de lijst gereed is. Klik op de link om de download op te staan.

 

Hoe genereer ik een lijst met afgemelde leden?

Als je wilt weten welke leden zich op een bepaalde datum of in een bepaalde periode hebben afgemeld, kan je in met menu 'Leden' > 'Lijst' kiezen voor de opzegdatum. Kies de gewenste datum. Om een lijst te genereren met leden die zich in een periode hebben afgemeld, type je de data handmatig in het datumveld in. In de export komt nog geen datum van afmelding voor. Dit wordt in een latere fase toegevoegd.

Hoe verwerken we een overschrijving?

Als een atleet van club verandert, kan dit als overschrijving geregistreerd worden. De oude vereniging meldt het lid af met de reden 'overschrijving'. De nieuwe vereniging kan het lid vervolgens aanmelden. Op deze manier worden er alleen overschrijvingskosten in rekening gebracht. In de communicatie tussen de verenigingen is het zeer gewenst om ledenadministratie@atletiekunie.nl in cc mee te nemen zodat het proces gevolgd kan worden en eventuele fouten (met financiële gevolgen) hersteld kunnen worden. 

Hoe verwerken we een kortlopend lidmaatschap?

Het aanmelden van leden voor een kortlopend lidmaatschap wijkt af van de normale procedure. Informatie over deze lidmaatschapsvorm vind je op deze pagina.

Tot wanneer kunnen we leden afmelden?

Leden kunnen afgemeld worden tot en met 31 december van het kalenderjaar. Deze termijn geldt voor zowel gekoppelde als niet gekoppelde clubs. Voor alle leden die op 1 januari als lid geregistreerd staan, wordt de bondsafdracht gefactureerd.

Krijgen onze leden ook een Atletiekunie ledenpas?

De digitale ledenpas die voorheen jaarlijks per mail werd verstuurd, is nu te raadplegen in de Volta app. Lees hier meer over de app.

Hoe kunnen we de bondsfacturen inzien?

Bondsfacturen worden per mail naar de penningmeester gestuurd. Bij het ontbreken van de penningmeester sturen we de facturen naar het algemene mailadres of de secretaris. Ook in Volta kunnen de facturen geraadpleegd worden. Kijk hiervoor in het menu bij Financieel > Bondsfacturen.

Verenigingspakket Volta clubs

Wat zijn de kosten van Volta?

De basisversie van Volta wordt gratis beschikbaar gesteld door de Atletiekunie aan alle verenigingen en loopgroepen. Het uitgebreide Volta Club pakket biedt FOYS aan voor € 1,50 per lid/per jaar/exclusief BTW. Bij de start van het gebruik geldt er een proefperiode van een maand. De Atletiekunie heeft afspraken gemaakt met FOYS om kostenstijging met meer dan inflatie te voorkomen zodat de verenigingen niet voor verrassingen komen te staan.

Heb je een lopende overeenkomst met AllUnited, Sportlink of Club Assistent en ben je geïnteresseerd om over te stappen? Laat het weten en we kijken naar een oplossing die bij jou past.

Welke extra functionaliteiten bevat Volta Club?

Het uitgebreide Volta Club pakket bestaat uit een compleet verenigingspakket met o.a. ledenadministratie, facturatie, beheer van trainingsgroepen, e-mail & pushmessaging en kalenderfunctie.

Hoe kunnen we gebruikmaken van Volta Club?

Klik hier voor meer informatie. Binnenkort worden er meerdere webinars georganiseerd om een kijkje te geven in het systeem. Geef je interesse door via volta@focusonyoursport.nl. FOYS neemt zo snel mogelijk contact met je op. Er kan een uitgebreide demo worden gegeven. FOYS draagt zorg voor hulp bij de inrichting van het systeem, de formele administratie (waaronder de benodigde AVG verwerkersovereenkomst) en het soepel laten verlopen van de overstap naar Volta Club.

Kan ik Volta Club eerst uitproberen?

Als vereniging kan je je aanmelden voor een gratis en vrijblijvende demo. Bij de start van gebruik geldt er een proefperiode van een maand. Bevalt Volta Club je niet, dan worden er geen kosten in rekening gebracht.

We hebben ons aangemeld voor Volta Club. Hoe nu verder?

FOYS neemt zo spoedig contact met jullie op voor een eventuele demo en het inrichten van Volta Club. Zij begeleiden jouw vereniging stap voor stap om zo snel mogelijk met Volta Club aan het werk te gaan.

Hoe maak ik de Volta app specifiek voor mijn club?

De Volta app is voor iedere atleet, vrijwilliger, ouder en fan gratis beschikbaar. Als jouw vereniging Volta Club afneemt, toont de app niet alleen Atletiekunie informatie, maar wordt de app specifiek gemaakt voor de verenigingsleden. De Volta app wordt getoond met verenigingslogo en sponsoren. Het actuele nieuws van de vereniging en alle leden hebben een persoonlijke agenda met trainingen en evenementen.

Volta app voor leden

Wat biedt Volta voor jou als lid?

Als lid van de Atletiekunie kun je je ledenprofiel (ledenpas) raadplegen in de nieuwe Volta app en in de nieuwe ‘Mijn Volta’ omgeving op de Atletiekunie websites. Hierin staan de belangrijkste lidgegevens, inclusief kwalificaties, opleidingen, en licenties. Je kan zelf NAW gegevens wijzigen. Dit scheelt veel tijd voor verenigingen, maar dit is niet mogelijk voor verenigingen die gebruik maken van het ledenpakket van AllUnited, Sportlink of Club Assistent. Ook kan een trainerslicentie of opleiding kun je aanvragen en indien nodig betalen.

Hoe download ik de Volta app?

De Volta app is voor alle Atletiekunie en hardlopen.nl leden gratis beschikbaar. Download de Volta app via een van onderstaande linkjes:

Apple Store: https://apps.apple.com/nl/app/volta/id1502243701

Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=volta.atletiekunie.nl

Welke functionaliteiten biedt de Volta app?

De Volta app is voor alle Atletiekunie en hardlopen.nl leden beschikbaar. Als jouw vereniging gebruik maakt van Volta Club dan kan ook het clubnieuws zichtbaar zijn en een persoonlijke kalender.

De Volta app bestaat uit de volgende functionaliteiten:

  • Atletiekunie en clubnieuws
  • Sponsor banners
  • Atletiekunie agenda
  • Persoonlijke & clubagenda
  • Competitie
  • Profiel & digitale ledenpas
  • Clubinformatie
  • Push messaging

Kan ik mijn ledenpas zonder smartphone raadplegen?

Een ledenpas kun je op dit moment nog niet zonder smartphone raadplegen.

Via Mijn Volta op de Atletiekunie website kun je wel inloggen om bijvoorbeeld je opleidingshistorie of trainerslicentie te bekijken. De eerste keer maak je een account aan. Maak bij gebruik van Volta geen gebruik van de webbrowser Internet Explorer. Deze is verouderd en niet geschikt.
 

Ga naar www.atletiekunie.nl

  • Klik rechtsboven op ‘Mijn Volta’
  • Klik op ‘Inloggen leden’
  • Voer je lidnummer en wachtwoord in (klik hier om een wachtwoord aan te maken)

Weet je je lidnummer niet meer? Vraag deze dan hier op.

Hoe maak ik een account aan?

Maak bij gebruik van Volta geen gebruik van de webbrowser Internet Explorer. Deze is verouderd en niet geschikt.

  • Klik hier om een wachtwoord aan te vragen
  • Vul je lidnummer in en klik op Stuur e-mail
  • Open de link in je mail om een wachtwoord in te stellen

Als je je lidnummer kwijt bent, kun je deze hier opvragen.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat nu?

Maak bij gebruik van Volta geen gebruik van de webbrowser Internet Explorer. Deze is verouderd en niet geschikt.

  • Klik hier om een nieuw wachtwoord aan te vragen
  • Vul je lidnummer in en klik op Stuur e-mail
  • Open de link in je mail om een wachtwoord in te stellen

Ik ben lid van meerdere verenigingen. Hoe krijg ik deze verenigingen zichtbaar?

Allereerst heb je een account nodig die gekoppeld is aan je tweede vereniging. De kun je hier aanmaken. In de app kun je onderaan klikken op ‘Meer’. In het volgende scherm kun je dan helemaal naar beneden scrollen en kiezen voor ‘Switch naar een ander account. Dan kun je een account voor je tweede vereniging instellen.

Hoe geef ik een adreswijziging of nieuw mailadres door?

Breng in ieder geval jouw club op de hoogte. Als zij een gekoppelde administratie hebben, worden de wijzigingen automatisch bij de Atletiekunie gewijzigd. Als jouw club geen eigen pakket gebruikt, kun je zelf je contactgegevens in Volta wijzigen. Hiervoor log je in op onze website:

  • Ga naar www.atletiekunie.nl
  • Klik rechtsboven op ‘Mijn Volta’
  • Klik op ‘Inloggen leden’
  • Voer je lidnummer en wachtwoord in

Ik heb een wedstrijdlicentie, maar bij mijn profiel in de app staat 'nee'. Wat nu?

Jouw wedstrijdlicentie is nog niet of niet meer actief. Dat kan verschillende redenen hebben. We adviseren je om contact op te nemen met de ledenadministratie van je vereniging. Zij kunnen de wedstrijdlicentie (weer) voor je activeren.

Ik wil een wedstrijdlicentie aanvragen of opzeggen. Hoe doe ik dat?

Voor het aanvragen of opzeggen van een wedstrijdlicentie verwijzen we je naar de ledenadministratie van je vereniging. Je kan alleen een wedstrijdlicentie aanvragen als je lid bent van een aangesloten atletiekvereniging.

Ik wil mijn lidmaatschap opzeggen. Hoe doe ik dat?

Je kan je lidmaatschap opzeggen bij de ledenadministratie van je eigen vereniging of de contactpersoon van je loopgroep. Als je individueel lid bent van Hardlopen.nl kun je je abonnement/lidmaatschap opzeggen door een mail te sturen naar info@hardlopen.nl.

 

Heb je andere vragen of opmerkingen?

Vragen of opmerkingen over Volta: volta@atletiekunie.nl
Vragen over de ledenadministratie in het algemeen: ledenadministratie@atletiekunie.nl 
Vragen over de facturatie: debiteuren@atletiekunie.nl