Afgelasting van je evenement

Hoe bereid je je hier op voor?
Vorige

Afgelasting is altijd een scenario die zich voor kan doen, maar waar je als organisatie vaak minder bij stilstaat. Doordat je jaren op normale wijze je evenement ziet plaatsvinden wordt de aandacht aan een afgelasting-scenario vaak voor je gevoel minder relevant. Toch is het ontzettend belangrijk je hier goed op voor te bereiden.  

Ook in je voorbereiding denk je na over ‘wat als…’

Best case scenario’s & Worst case scenario’s

Als organisatie hoop je vooral op een wedstrijddag volgens je ‘best case scenario. Daar ligt je doel en dan vier je feest. Maar natuurlijk loopt zo’n wedstrijddag nooit helemaal vlekkeloos. Misschien merken de deelnemers en bezoekers daar niks van maar als organisatie sta je continu paraat om over te schakelen naar een ander plan.

Niets is dus zo belangrijk in je voorbereiding om ook je worst case scenario’s uit te diepen. Vaak ga je met je calamiteitenplan al diverse scenario’s langs om voorbereid te zijn op bijvoorbeeld onverwachte weersomstandigheden; medische gevallen etc. Ook afgelasting moet een scenario zijn waar je een draaiboek voor maakt. Hoe ga je tot dit besluit komen (bijvoorbeeld gebruik maken van het BOB-model: beeldvorming – oordeelvorming – besluitvorming) en wie moet je daarbij betrekken.

7 belangrijke vragen die jij je afvraagt in het plan voor afgelasting

1. Wat is de ultieme uitkomst in tijden van afgelasting?

                - Deelnemers die volgend jaar toch weer terugkomen;

                - Een goed imago na het moeten afgelasten van een editie;

                - Geen financiële teruggave hoeven te doen aan deelnemers/ sponsoren;

2. Hebben we de financiële middelen om de deelnemers en partners überhaupt terug te kunnen betalen in tijden van afgelasting?

  • Zorg dat je tijdens je afspraken met sponsoren en partners ook dit scenario op papier vast hebt staan.

3. Is de mogelijkheid van uitstellen naar een nieuwe datum voor onze wedstrijd een mogelijkheid in tijden van afgelasting?

4. Wat zijn de opties voor de wedstrijd in tijden van afgelasting?

  • Uitstel naar een nieuwe datum
  • Tegemoetkoming
    • Korting op volgende editie of later geplande wedstrijd van dezelfde organisatie.
  • Geld teruggave
    • In je algemene voorwaarden clausule is het belangrijk op te nemen wat er gebeurt met het inschrijfgeld indien het evenement wordt afgelast. Door dit bij voorhand overdacht te hebben sta je sterker richting je communicatie in situatie van afgelasting.
  • ‘Virtuele’ wedstrijd in plaats van het evenement
    • En wat verwacht je dan van de deelnemer; moeten zij dit tracken en bewijzen?
  • Speciale aanbieding
    • Voor volgend jaar kunnen gedupeerde deelnemers een week eerder inschrijven;
    • Korting op een ander evenement van je organisatie.

5. Wat doe je met de goodiebags (t-shirts/medailles etc.)?

  • Ga je dit alsnog versturen?
  • Kunnen deelnemers dit alsnog ophalen als herinnering?       > En hoe ga je dit verzorgen?
  • Neem je dit mee naar volgend jaar voor terugkomende deelnemers?

6. Wat doe je met de ingekochte etens- en drinkwaren?

  • Denk aan de plaatselijke voedselbank; ziekenhuizen; lokale horeca gelegenheden.

7. Heb je een verzekering voor het moeten afgelasten van je evenement?

  • Voor het eventueel moeten afgelasten van je evenement moet je een aparte verzekering afsluiten.
  • Heb je wel een verzekering voor afgelasting?; kijk goed bij jouw maatschappij welke invloeden voor afgelasting hieronder vallen want dit is niet altijd gelijk.

 

Hoe richt je je communicatie in in tijden van het afgelasten van je evement?