Communicatie in tijden van afgelasten evenement

In tijden van beslissing tot afgelasting
Vorige

Als organisatie moet je een spoedoverleg inlassen om te bedenken wat je gaat doen en welke acties daaruit komen. Je plan heb je in de voorbereiding goed uitgewerkt, maar nu is het zaak dit goed te vertalen naar de daadwerkelijke situatie!

Communicatie

Als evenementenorganisatie heb je meerdere partners; doelgroepen die je binnen een kort tijdsbestek moet voorzien van de juiste informatie. Zorg met de gehele organisatie dat je met hetzelfde verhaal naar buiten gaat en optioneel kun je zorgen voor één aanspreekpunt per doelgroep om betrouwbaar over te komen.

Waarom is communicatie zo belangrijk in tijden van afgelasting:

  • Niemand wil voor (negatieve) verrassingen komen te staan.
  • De mensen willen weten dat ze te maken hebben met een betrouwbare organisatie die zoekt naar een oplossing en het beste voor heeft met zijn doelgroepen.
    • Ook als er nog geen exact plan is communiceer je wel waar je mee bezig bent.

 

Met wie start je je communicatie zo snel mogelijk na de besluitvorming?

1. Al je interne ‘medewerkers’. Iedereen heeft hetzelfde verhaal en moet het van eerste hand horen.

2. De gemeente; medische partners; verkeersregelaars en derden die nodig zijn om überhaupt het evenement te laten plaatsvinden.

3. Sponsoren: Zij worden eerder ingelicht dan je deelnemers > zij willen zich speciaal voelen en belangrijk gevonden worden en willen het niet via de socials te horen krijgen. Daarnaast heb je misschien bepaalde afspraken gemaakt die van invloed zijn op wat je de deelnemers kan bieden.

4. Deelnemers > Zij moeten weten waar ze aan toe zijn. Geef je updates in stukjes zodat je constante communicatie houdt met de deelnemers. Heb je nog geen definitief plan? Laat horen dat je er mee bezig bent en het beste wilt voor iedereen.

5. Verkopers die er tijdens je evenement zouden komen.

6. Vrijwilligers 

 

Door in je communicatie te investeren heb je de meeste kans dat bovenstaande doelgroepen bij je blijven.

Adviezen rondom de communicatie:

Hoe pak je deze communicatie het beste aan:

Er zijn 8 adviezen voor je communicatie tijdens crisisbesluitvorming:

  1. Wees eerlijk;
  2. Communiceer zo snel mogelijk;
  3. Neem je verantwoordelijkheden en laat dat zien;
  4. Toon begrip > verplaats je in de persoon tegenover je en bedenk op welke manier hij/zij  de beste zorg krijgt;
  5. Blijf nuchter in je communicatie. Er zullen altijd mensen zijn die het niet eens zijn met de beslissing;
  6. Communiceer alleen de feiten. Welke uitspraken je ook doet het wordt snel opgepikt door social media;
  7. Ondersteun de mensen in je organisatie in de communicatie naar buiten toe. Hierdoor sta je als organisatie sterker en betrouwbaarder;
  8. Blijf bij je vooraf gemaakte planning rondom crisisbesluitvorming.

 

Wanneer ga je communiceren over afgelasting van het evenement.

Vindt je evenement pas over 8 weken over langer plaats?

  • Neem in je nieuwsbrief eventuele gedachtes mee wat de huidige situatie betekent voor jullie als evenement;
  • Blijf begrip tonen en dat jullie blijven hopen dat het evenement gewoon door kan gaan;
  • Vertel wanneer je met een volgende update komt;
  • Houd de personen elke 3-4 weken op de hoogte tot dat het evenement binnen minder dan 8 weken plaats gaat vinden.

Vindt je evenement binnen 5-8 weken plaats?

  • Blijf transparant en duidelijk in waar je momenteel als organisatie zit;
  • Blijf medeleven en begrip tonen. Leef je in met welk gevoel en vragen de personen kunnen zitten;
  • Houd de personen elke 2 weken op de hoogte tot het evenement binnen minder dan 5 weken plaats gaat vinden.

Vindt je evenement binnen 5 weken of korter plaats?

  • Communiceer zo snel mogelijk je beslissing!
  • Geef duidelijke feiten;
  • Blijf medeleven en begrip tonen. Leef je in met welk gevoel en vragen de personen kunnen zitten;
  • Vertel wanneer je weer komt met een update (elke week en 2-3 weken vóór het evenement ga je naar 2 keer per week).

Nog enkele tips:

  • Heb je advertenties (socials; google etc) vooruit gepland? Zorg dat deze aangepast worden of gestopt worden.
  • Er zullen altijd deelnemers zijn die een e-mail niet ontvangen of verdwijnt in de spam. Denk dus ook na over andere manieren van communicatie naast de betreffende email.
  • Zijn er mogelijkheden voor het verplaatsen van je evenement?
    • Denk goed na over de afstanden die je verplaatst. Een 5 en 10km kun je makkelijker verplaatsen en de deelnemers kunnen dan nog steeds voorbereid aan de start staan. Bij een marathon onderdeel moet je goed nadenken i.v.m. de voorbereidingstijd van de deelnemers.
    • Bespreek deze mogelijkheid eerst met de gemeente; partners en kijk naar andere evenementen die ook rond die periode plaatsvinden zodat je elkaar niet ‘bijt’.
  • Maak er een virtueel evenement van, waardoor mensen binnen een bepaald tijdsbestek toch hun afstand kunt laten lopen. Hierdoor kunnen ze alsnog hun medaille verdienen want die heb je als organisatie toch liggen. Denk wel goed na wat dit met zich meebrengt qua informatie verstrekking; bewijs ‘deelname’ etc.
  • Wat doe je met je bestelde medailles en finishers-shirts?
    • De medailles en finishers-shirts zijn al ingekocht en vaak bedoeld voor dat specifieke jaar. Wil je de medailles en de shirts toch aan je deelnemers geven? Denk na over pick-up points bij een van je partners of lokale hardloopwinkels met diverse ophaalmogelijkheden. Hierdoor heb je minimale kosten voor het opsturen van de items.

 

Interessante links:

RunningUSA : webinar over eventcancellation maart 2020