Impact buiten de baan: drieluik event presentation team, deel I

26 september 2018
Wedstrijdorganisator en jurylid Vorige

De event presentation manager is ‘apetrots op z’n team’

De Event Presentation manager staat aan het roer van het Event Presentation team. Frans van Berlo vervult deze rol al een jaar of zes, zo ook tijdens het EK in 2016. ‘Ons team is als het ware de schil om de wedstrijd heen: de sfeer, de beleving.’ Frans stuurt bij grote toernooien regelmatig een team van 20 of 30 man aan. Maar wat doet een Event Presentation manager dan zo al?

Over Frans van Berlo verscheen er in 2014 ook al een artikel. Dat was tijdens de voorbereidingen van het grote atletiekspektakel in het Olympisch Stadion in Amsterdam in 2016, het Europees Kampioenschap. Nu vier jaar later vervult hij deze rol nog steeds op bijna alle grote events in Nederland. En worden “zijn mensen” inmiddels ook internationaal gevraagd: Shanghai, Berlijn, Marokko. Frans: ‘Daar ben ik apetrots op.’

‘Haarscherp matchen’

Praatje, plaatje

Frans heeft de regie over de mensen van beeld en geluid, over de floor managers (deel 2 van dit drieluik), de microfonisten (komen aan bod in deel 3) en de hosts op het veld. Frans vult aan: ‘Met de komst van meer budget en nieuwe technieken wordt ons team ook regelmatig uitgebreid met een compleet camerateam, een graphic operator (iemand die gebeurtenissen op het veld grafisch weergeeft, red.). Het is mijn eindverantwoording dat het hele plaatje klopt bij het praatje, lacht Frans. ‘Datgene wat je ziet, moet kloppen bij dat wat je hoort. Dus als de microfonist verslag doet van bijvoorbeeld het onderdeel verspringen, dan moeten ook die beelden te zien zijn. De match tussen zicht- en hoorbaar moet continu kloppen. Gaat dat niet goed, dan is het volgen van zo’n wedstrijd lastig voor het publiek. De match tussen zicht- en hoorbaar moet haarscherp zijn.’

‘Ik ben altijd een paar minuten verder in de tijd’

Eén enkele cue, zoveel acties

Dat je de functie van manager Event Presentation niet moet onderschatten, blijkt wel als je inzoomt op de impact van één enkele cue van de manager. ‘Geef ik bijvoorbeeld de cue “we gaan starten met de 100 meter vrouwen”, dan gaan er zo maar vijf man aan de slag. De floor manager staat met zijn neus op de start, ik zit daarentegen hoog in het stadion. Hij moet nagaan of de startprocedure inderdaad in gang gezet kan worden. Op basis van mijn cue wordt ook de juiste special tune door het audio-team ingezet. De graphic operator laat de juiste graphic zien. Daarna doet de microfonist zijn aankondiging en brengt de cameraman de juiste atleten in beeld. Allemaal acties na die ene cue. En als iedereen weet wat hij moet doen en in de flow zit van dat moment, ben ik al weer bezig met the next step. Wat krijgen we over bijvoorbeeld 3 minuten? Ik ben altijd een paar minuten verder in de wedstrijdtijd. Dat vooruitdenken is een continu proces. Vaak van ’s morgens tot ’s avonds. Na afloop ben ik eerlijk gezegd ook echt op. Dan wil ik mijn hoofd even leeg maken. Na de evaluatie met het team, ga ik  meestal een blokje om, weer of geen weer. Of ik drink een drankje, heel bewust alleen. En daarna in het hotel gauw de volgende dag voorbereiden en fine tunen met de learnings van die dag. Het is een verantwoordelijke job.’

‘Denk en beslis altijd vanuit de atleet, die traint zich het apezuur’

Voorbereiding is meer dan halve werk

‘Voorbereiding is in mijn geval méér dan het halve werk. Voordat een wedstrijd werkelijks plaatsvindt, heb ik deze al zeker vijf keer doorgenomen. Ik moet weten waar de crux zitten, want op de dag zelf moet ik vaak in max 20 seconden een besluit nemen met veel gevolgen. Ik ga daarom samen met de wedstrijdleider bijvoorbeeld na waar het chronoloog (tijdpad gemaakt door de wedstrijdleider, op basis van inschattingen hoelang elk onderdeel duurt, red.) te strak in elkaar zit. Is de kans groot dat er kampioenen of beslissende momenten kort op elkaar vallen? Waar zitten de prestaties waarschijnlijk dicht op elkaar? Wat vinden we bijvoorbeeld het belangrijkste: de start van een finale-onderdeel? Of een kampioen op bijvoorbeeld een technisch onderdeel? Ik denk en beslis altijd vanuit het oogpunt van de atleet: die is het belangrijkste, die staat in kou of juist de warmte. Wordt uit z’n concentratie gehaald. Maar aan de andere kant moet elke kampioen de aandacht krijgen die hij of zij verdient. Ze trainen zich immers het hele jaar het apezuur voor dat ene moment. Die keuzes, dat blijft altijd een spanningsveld tussen mij en de wedstrijdleider. Hierin adviseer ik en hij besluit. Je moet vooraf proberen wel zoveel mogelijk op een lijn te komen.’

‘Een vette 9!’

EK Olympisch Stadion 2016

In het interview in 2014 zei ambitieuze Frans: “We zitten nu op een 6,5 en het moet naar een 8,5 en liever nog een 9.” Nu kijkt dezelfde Frans tevreden terug: ‘Het EK was toen het hoogste haalbare event voor ons. Een moment om niet te vergeten. We zijn in de jaren er naar toe enorm gegroeid, iedereen uit ons team is zich er bewust van dat wij een topprestatie leveren. Natuurlijk hadden achter de schermen dingen beter gekund, maar ons doel hebben we zeker gehaald, het was wel een vette 9 hoor!

Met het EK in 2016 heeft ons team de standaard bepaald, nu moet ook elk NK net zo goed zijn als toen in 2016. We werken met een vrij vaste groep, per toernooi zoek ik de juiste mensen bij elkaar, ook op basis van beschikbaarheid natuurlijk. We doen alle NK’s in- en outdoor, geheel vrijwillig. We hebben allemaal een groot atletiekhart en willen graag ons steentje bijdragen.’ Maar Frans heeft nog wel een onvervulde wens: ‘De Fanny Blankers-Koen Games. Ik hoop dat ons team nog eens het vertrouwen van de organisatie krijgt om ook die wedstrijd te mogen doen.’ Momenteel is hij druk met de voorbereidingen van het EK Cross in Tilburg dat op 9 december plaatsvindt. ‘Het is een flinke klus, die de nodige energie en tijd kost. In het begin volstond ik met een avond in de maand, dat gaat nu richting twee avonden in de week en wordt straks opgeschroefd naar dagelijks. Ik overleg met elk team apart wat ik precies van ze verwacht en uiteraard overleggen we ook met hele team.’

‘Jonge garde opleiden en coachen’

Stapje terug

Per jaar zijn er zo’n 14 toernooien waar Event Presentation wordt toegepast. Daarvan is Frans er zeker negen keer bij als manager. En dat alles doet Frans vrijwillig, met veel passie naast zijn betaalde job. Dat hij een enorm groot hart voor de atletiek heeft, is overbodig om te vermelden. Hij is dit jaar vijftig jaar lid van de Gemertse (Gemertse Atletekiek Club, red.). Hij heeft die vereniging dertien jaar bestuurd, waarvan zeven jaar als voorzitter. Tot zijn 23e was hij zelf actief als tienkamper. Jarenlang was hij microfonist. ‘Momenteel heb ik mijn handen vol als Event Presentation manager, ik sta nog hooguit twee of drie keer per jaar achter de microfoon. Na 2019 wil ik twee maar het liefste drie nieuwe Event Presentation managers opleiden. Rond mijn 60e wil ik een stapje terug kunnen doen, daar heb ik nog vier jaar voor. Maar stoppen wil ik niet hoor, ik hoop tegen die tijd de jonge garde in de even presentation wereld te kunnen opleiden en coachen,’ zegt de eindeloos energieke en enthousiaste Frans.

Persoonlijke noot: De dag voor de start van het EK in 2016, overleed Frans zijn beste vriend en tevens zijn zwager. Maar hij stond er wel dat hele toernooi, hij kon ook niet anders. Frans: ‘Hierdoor heb ik het EK anders beleefd dan dat ik vooraf had gehoopt. Hierdoor is het niet alleen mij, maar ook de Atletiekunie duidelijk geworden dat mijn functie wel heel kwetsbaar is.’

Tekst: Esther Vliege