Met VoltaClub hebben je leden alle informatie op zak

31 maart 2022
Bestuurder en commissielid Vorige

‘Met VoltaClub hebben je leden alle informatie op zak’, zegt Floris de Nooij. Hij is lid en assistent-trainer van Loopgroep Nijmegen Noord en die groep was een van de eerste gebruikers van VoltaClub. De Atletiekunie is druk bezig om meer verenigingen en loopgroepen vertrouwd te maken met de mogelijkheden om clubs te professionaliseren en vrijwilligers te ontzorgen.

Als club of loopgroep heb je vaak de behoefte om je leden rechtstreeks te benaderen. Aandacht vragen voor een leuk evenement, een wijziging in het trainingsprogramma, een zoektocht naar vrijwilligers voor je eigen wedstrijden en andere activiteiten. En zo zijn er meer momenten waarop je de achterban snel wilt bereiken. Dat geldt ook voor Loopgroep Nijmegen Noord (LNN). Die vereniging verkeerde in de gelukkige omstandigheid dat een aantal leden het leuk vond om op zoek te gaan naar mogelijkheden om de communicatie met de leden te verbeteren en daardoor de band tussen de lopers en hun club te versterken. Het bestuur van LNN was ook direct enthousiast.

Direct communiceren met je leden

‘Ik heb wat rondgekeken bij diverse aanbieders en de Volta app zag er frisser uit dan de andere producten, vertelt Floris de Nooij. ‘We zijn een relatief kleine vereniging, die zo’n tien jaar geleden is opgericht en nu ongeveer 60 leden telt’, vertelt hij. ‘We hebben drie loopgroepen: beginners, gevorderden en wedstrijdlopers. Het gaat vooral om volwassenen. En we doen regelmatig mee met het Yakult Start to Run programma van de Atletiekunie.’ LNN wil die leden bijvoorbeeld elk kwartaal hun trainingsschema voorschotelen. Ook kunnen de trainers zien wie er naar de trainingen komen. Maar de trainers willen hun eigen lopers ook graag kunnen bereiken als er op het laatste moment veranderingen zijn, zoals het vertrekpunt van de training. ‘En als de inschrijving voor een populaire loop hier in de regio begint, is het ook prettig als je de mensen daar even op kunt wijzen’, zegt De Nooij. ‘Dat kan natuurlijk via de website of op de Facebookpagina van LNN. Maar dan moet je maar afwachten wanneer de mensen daarop kijken. Dat doet lang niet iedereen heel regelmatig en lang niet iedereen zit op Facebook. De mogelijkheden van WhatsApp zijn beperkter dan je graag zou willen. Met een specifieke app ben je als vereniging altijd dichtbij iedere gebruiker en hierdoor is de binding met de leden ook groter.

De Atletiekunie ging half 2019 een samenwerking aan met leverancier Focus On Your Sport (FOYS), het bedrijf achter Volta en VoltaClub. In januari 2020 werd Volta geïntroduceerd, een bondsapplicatie die de werkzaamheden op het bondsbureau effectiever en efficiënter maakt. Daarnaast is in 2021 VoltaClub geïntroduceerd voor alle aangesloten verenigingen en loopgroepen van de Atletiekunie. Dit IT-platform stelt de vrijwilligers van verenigingen en loopgroepen in staat om snel data uit te wisselen met de Atletiekunie, bijvoorbeeld rond de bondsafdracht en de overschrijvingen van en naar andere verenigingen.

Met de introductie van Volta en VoltaClub hebben we een toekomstbestendig platform gecreëerd om leden te binden en om vrijwilligers op de clubs te ontzorgen, zegt Thomas Rooijakkers, die bij de Atletiekunie onder meer is belast met het begeleiden van verenigingen die het programma willen gebruiken. Op dit moment zijn diverse programma’s in gebruik waarmee clubs hun ledenadministratie regelen en koppelen aan de administratie van de Atletiekunie, zoals AllUnited, Sportlink of Club Assistent.

Volta-app

Een belangrijk onderdeel van VoltaClub is de app waarover Floris de Nooij van LNN in het begin van dit artikel vertelde. ‘In de app staat bijvoorbeeld ook een kalender voor de eigen activiteiten, het clubnieuws en de overige diensten die je als club aan je leden kunt bieden’, zegt Rooijakkers. ‘Additioneel is het mogelijk om de huidige website te koppelen aan VoltaClub of een nieuwe website door FOYS te laten bouwen.’ ‘We zijn bijna een jaar geleden begonnen om clubs actief te informeren over de mogelijkheden van VoltaClub’, vertelt hij. ‘Dat doen we gefaseerd in kleine groepen, zodat we iedereen de aandacht kunnen geven die nodig is. We hebben samen met FOYS een routekaart gemaakt. De eerste stap op deze routekaart is een online introductiesessie en vervolgens een online sessie waarin de verdieping centraal staat. Op het moment dat een club besluit over te stappen, worden clubs aan de hand meegenomen naar  het uiteindelijke gebruik van VoltaClub. Uiteraard met de daarbij horende nazorg. Dit hele proces wordt intensief begeleid door de Atletiekunie.’

Overstappen naar VoltaClub vergt van de ledenadministratie dus wel wat tijd om vertrouwd te raken met de diverse mogelijkheden. De meeste leden zullen daar echter weinig van merken. Voor hen is de VoltaClub-app de belangrijkste dienst die ze van hun vereniging krijgen. ‘Die heeft zich in de afgelopen tijd ontwikkeld tot een heel stabiele online omgeving, aldus Rooijakkers. ‘Steeds meer clubs merken dat het prettig is dat je specifieke groepen binnen je club kunt bereiken en niet iedereen tegelijkertijd hoeft lastig te vallen. Een bericht voor de trainersstaf of voor het jurykorps stuur je met VoltaClub heel nauwkeurig naar de mensen om wie het gaat. En dat geldt ook voor nieuwtjes voor atleten van een bepaalde trainer of van een trainingsgroep. En atleten en lopers kunnen zich via de app afmelden als ze een keer niet komen trainen.’ We willen de nieuwsfunctie van VoltaClub de komende tijd uitbreiden. ‘Naast het clubnieuws kunnen we de gebruikers ook toegang geven tot het algemene atletieknieuws dat we via onze website verspreiden. En we kunnen bijvoorbeeld een webshop openen in de Volta-app.’

Algemene Ledenvergadering

‘We liepen hier in Nijmegen wat vooruit, omdat we zelf VoltaClub al hadden ontdekt’, zegt Floris de Nooij. ‘Maar we zijn daarna door de Atletiekunie en FOYS prettig bij de hand genomen bij de verdere introductie van het programma en ook bij de introductie bij de gebruikers, de leden dus.  

De Nooij benutte een algemene ledenvergadering om over VoltaClub te vertellen en duidelijk te maken dat de loopgroep in plaats van mailen en Whatsappen wilde overstappen op een specifieke atletiek-app als hét communicatiemiddel met de leden. Dat leverde weinig tot geen problemen op, ook omdat de leden elkaar zo nodig hielpen om er vertrouwd mee te raken. ‘We hebben vrijwel iedereen mee kunnen nemen in die verandering.’ ‘Door corona heeft het verenigingsleven – net als overal – een tijd stil gelegen. Maar nu we weer op gang komen, zie ik dat ook VoltaClub steeds meer ingezet wordt voor de communicatie’, aldus De Nooij. ‘En de mogelijkheid om push-berichten te sturen is ook prettig.’

Chatfunctie

Heeft hij nog wensen? ‘Een chatfunctie zou handig zijn. Nu is het voornamelijk “eenrichtingsverkeer”. En de mogelijkheid om ook een inbox te hebben in Volta. Je kunt nieuws en berichten sturen, maar het zou mooi zijn als de leden er ook op kunnen reageren (zodat er interactie ontstaat); hierdoor wordt de app nog levendiger.’

Tekst: Cors van den Brink

Clubs die VoltaClub willen gaan gebruiken – of die daar meer over willen weten – kunnen contact opnemen met Thomas Rooijakkers, Atletiekunie en met Floris de Nooij van Loopgroep Nijmegen Noord.

Naar meer informatie VoltaClub