ASV Eibergen: 'Met het complete pakket van VoltaClub is alles met elkaar verbonden'

De Atletiekunie ondersteunt met VoltaClub, in samenwerking met technische partij Focus on your Sport (FOYS), verenigingen en loopgroepen op het gebied van administratie en communicatie. Met het gratis pakket kunnen aangesloten clubs eenvoudig vanuit één platform hun hele administratie uitvoeren. Daarnaast vinden leden, vrijwilligers en fans clubinformatie in de gepersonaliseerde app. Steeds meer verenigingen en loopgroepen maken de overstap naar VoltaClub. Zij hebben hierbij de keuze om ook een nieuwe website te laten ontwikkelen die volledig samenhangt met de app en de ledenadministratie.

Dit extra gedeelte is niet kosteloos, maar het is wel de investering waard. Dit weet ook Oude Hilbert. Hij presenteerde namens het bestuur in mei van dit jaar de nieuwe website van ASV Eibergen. ‘Als we nu een bericht plaatsen op de website, staat dit direct in de app. Je kunt daardoor heel gemakkelijk je leden bereiken. En als iemand zich via de website aanmeldt als nieuw lid, staat hij of zij automatisch in onze ledenadministratie. Het is ideaal. Het bespaart ons veel werk.’

Overstap

Oude Hilbert is sinds vorig seizoen penningmeester van het bijna volledig vernieuwde bestuur van ASV Eibergen. De overstap naar VoltaClub was toen al in werking gezet. Hoewel de ledenadministratie officieel niet onder zijn takenpakket valt, kreeg hij de vraag of hij een check wilde doen van de gegevens van de leden en deze wilde doorsturen naar FOYS. Vervolgens begeleidde hij namens de club het hele proces (red.: inmiddels worden er geen bestanden meer gemaild, maar vindt er een upload plaats via het bestandsbeheer).

Het overzetten van de ledenadministratie en de introductie van de app waren de eerste te nemen stappen. ‘Het was een flinke klus. Van sommige leden bleken hun mailadressen niet te kloppen en er waren zelfs mensen die dachten lid te zijn, maar zich nooit officieel hadden aangemeld. Het was sowieso hard nodig dat hier eens goed naar gekeken werd. Toen dit allemaal geregeld was, kon iedereen zijn gegevens checken in de app. Vervolgens hebben we in samenwerking met de trainers de leden ingedeeld in de trainingsgroepen waar zij deel van uitmaken. Nu kan iedereen zich eenvoudig aanmelden voor bijvoorbeeld een training of activiteit door een vinkje te zetten in de app.’

Ondanks het gebruikersgemak vraagt de overgang tijd. ‘De ene trainer past direct de app toe, de ander nog niet. Degenen die het gebruiken, zijn heel enthousiast. Binnenkort gaan we nogmaals het nut van de app toelichten tijdens een bespreking met de trainers. We hopen dan dat nog meer groepen er gebruik van gaan maken. Ik heb zelf onlangs een eenmalige bootcamp georganiseerd. Aanmelden via de app was verplicht. Met zulke initiatieven proberen wij het gebruik te stimuleren.’

Voor wie een app ingewikkeld vindt, heeft de club een handleiding met printscreens gemaakt. ‘Ik kreeg dit verzoek van een dame van 80 die lid is van onze wandelgroep. Voor haar is een app niet vanzelfsprekend. Met onze handleiding kan ze stapsgewijs leren om de app te gebruiken en zich uiteindelijk zelf aanmelden voor de training.’

Website als volgende stap

Ondertussen was de club de voorbereidingen gestart voor de ontwikkeling van een nieuwe website. ‘Het oude bestuur had al de beslissing genomen om bij de invoering van VoltaClub ook de website af te nemen. We hadden dringend behoefte aan een nieuwe en konden op deze manier alles aan elkaar koppelen.’

FOYS stuurde een aantal zelfontwikkelde websites door met de vraag welke de club het meeste zag zitten. Ook gaf het bedrijf goede suggesties en tips. ‘In maart kregen wij een eerste opzet op papier. Ik heb er toen iemand van de club met kennis van websites bijgehaald voor de technische besprekingen. Dat werkte erg prettig.’

Binnen twee maanden was de nieuwe website online. ‘FOYS stuurde ons een conceptversie die alleen wij konden bekijken. Wij gaven elke keer onze verbeteringen door en zagen daarna het resultaat. Binnen een korte tijd was de website gereed, precies zoals wij die willen hebben.’

Vindbaarheid

Naast het professionele uiterlijk heeft de vindbaarheid van informatie een boost gekregen. ‘Wanneer je nu op de website kijkt, vindt je direct het antwoord op de belangrijkste vragen. De knop met ‘lid worden’ zie je prominent op de homepage staan en je kunt heel gemakkelijk de contactgegevens vinden van de trainers en van ons als bestuur.’

Een mooie binnenkomer dus voor potentiële nieuwe leden die met één druk op de knop bij het aanmeldformulier terecht komen. ‘Wanneer iemand zich aanmeldt, staat hij of zij automatisch bij ons in het systeem. Het enige dat wij dan nog hoeven doen, is de gegevens controleren en hem of haar in de juiste trainingsgroep in de app plaatsen.’

Het nieuws op de website, dat een onlangs samengesteld team binnen de club verzorgt, staat direct ook prominent in de app. ‘Op deze manier kunnen we heel eenvoudig de leden bereiken. We hoeven niet een bericht dat we op de website hebben geplaatst ook weer los in de app zetten of andersom. Dat gaat automatisch. En stel, we plaatsen een bericht over een activiteit of een wedstrijd op de website, dan kun je je via de app heel eenvoudig aanmelden. Het is ideaal. Met het complete pakket van VoltaClub is alles met elkaar verbonden.’

Oude Hilbert kan ook zelf berichten plaatsen of aanpassingen op de website verrichten. ‘Ik ben zeker geen expert op dit gebied, maar nu ik weet hoe het werkt, gaat dit heel gemakkelijk. Iedereen moet dit na een korte uitleg kunnen. En als we vragen hebben of als er problemen zijn, leggen we eenvoudig via de mail contact met FOYS. Snel, maar zeker binnen een aantal dagen, komen zij met een antwoord of passende oplossing.’

Aanrader

De penningmeester van ASV Eibergen kan iedereen het complete pakket aanraden. ‘VoltaClub zorgt voor een professionele uitstraling, het werkt heel gemakkelijk en je bespaart er veel tijd mee. Het is de investering meer dan waard.’

Op dit moment zitten er ruim 120 clubs op de route, waarvan er 55 definitief met VoltaClub werken. Clubs die VoltaClub willen gaan gebruiken – of die daar meer over willen weten – kunnen contact opnemen met Thomas Rooijakkers ([email protected]).

De Atletiekunie stelt binnenkort een toolkit beschikbaar, zodat clubs de app actief onder de aandacht kunnen brengen bij hun leden.