Phanos maakt vanaf komende zomer gebruik van het complete pakket van VoltaClub, inclusief website. Het initiatief voor deze overstap komt van de leden zelf. Bart van Doesburg dook in de materie, nam contact op met de Atletiekunie en technische partij Focus On Your Sport (FOYS) en ging met een eigen projectgroep aan de slag om de implementatie te leiden.
Hoewel Van Doesburg op papier ‘slechts’ lid is, gaat zijn betrokkenheid bij de Amsterdamse vereniging veel verder dan dat. Hij groeide als jeugdlid op bij de club en zijn voorgangers, was betrokken bij de organisatie van meerdere evenementen en vervulde 11,5 jaar de functie van vice-voorzitter in het bestuur. Tegenwoordig is hij één van de initiatiefnemers van de jaarlijkse Boscross.
Van Doesburg merkte binnen Phanos al langer frustratie over het systeem van de leden- en financiële administratie via AllUnited. Ook vond hij de communicatie binnen de club niet ideaal. Hij constateerde een wirwar aan mailtjes, Whatsapp-groepen en website-berichten. Toen het coronavirus de club lam legde en ook de betrokkenheid afnam, vond hij het tijd voor actie.
Introductiesessie
Hij zocht online informatie over VoltaClub en nam contact op met de Atletiekunie voor een introductiesessie. ‘Ik was direct enthousiast. Ik zie vooral de technische voordelen om de ledenadministratie te koppelen aan die van de Atletiekunie met een aparte financiële administratie. Een bijkomend voordeel is dat de app de betrokkenheid bij de club laat toenemen. Wanneer de leden om met elkaar te communiceren de app gebruiken zien ze welke activiteiten we nog meer organiseren. Het is een goed middel om te tonen dat de club meer is dan bijvoorbeeld die ene training in de week.’
Van Doesburg twijfelde niet om ook de website aan het pakket toe te voegen. ‘Dat was een no-brainer. Het is onzin om berichten twee keer op verschillende platformen te plaatsen. De website kunnen we mede vullen met het nieuws uit de app. Dat is ideaal.’
Cirkeltje steeds groter
Nu Van Doesburg voor zichzelf de knoop had doorgehakt, moest hij nog de rest van de club mee krijgen. Hij volgde nog een introductiesessie en nodigde hiervoor afgevaardigden van alle geledingen van de club uit, van vrijwilligers van de ledenadministratie tot bestuursleden en van trainers tot wedstrijdleiders. Ook nam hij de sessie op om het linkje te delen met iedereen die interesse had. De volgende bijeenkomst was de zogenaamde ‘deepdive’ op de club, met niet alleen afgevaardigden van de Atletiekunie maar ook van FOYS. ‘Ik denk dat er namens Phanos zo’n twintig mensen bij waren. Ik heb het cirkeltje steeds een beetje groter gemaakt.’
Na deze bijeenkomst was er ook bij het bestuur geen enkele twijfel meer om met VoltaClub te gaan werken. Van Doesburg kreeg toestemming om het project verder uit te rollen en vormde een projectgroep met zichzelf aan het roer. ‘Het ene deel houdt zich bezig met het overzetten van de data voor de ledenadministratie, de anderen richting zich op de content voor de website.’
Voor de financiële administratie gaat Phanos gebruik maken van de koppeling met e-Boekhouden. ‘Als er in ons oude systeem iets misging in de ledenadministratie had dit ook gevolgen voor de financiële administratie. Het kostte dan extra moeite om problemen op te lossen. Daar zijn we straks helemaal vanaf.’
Overgang ledenadministratie
De overgang van de ledenadministratie van AllUnited naar VoltaClub is een flinke. Dat komt vooral, omdat Phanos een vereniging is met meer dan 1200 leden. ‘Dit is het juiste moment om eens kritisch door onze ledenadministratie heen te gaan. Bovendien ben je volgens de wet verplicht om oude ledengegevens te verwijderen. Ik heb gelukkig zelf een IT-achtergrond en ben gewend om met data te werken. Ik ontwikkelde daarom een programmaatje dat onjuiste en verouderde informatie eruit filterde en de rest op een eigen beschermde server plaatste. Vervolgens kan FOYS hiermee de verhuizing naar VoltaClub in werking zetten.’
Is deze IT-kennis noodzakelijk voor een goede overgang? ‘Een kleinere club kan deze filter eenvoudig handmatig doen via Excel. Voor ons ligt het iets ingewikkelder, omdat de hoeveelheid aan data een stuk groter is. Maar bij een andere grote club loopt vast ook wel een IT-specialist met kennis over data. Hij of zij kan zoiets heel gemakkelijk maken.’
Nieuwe website
Ook de ontwikkeling van de nieuwe website, als optioneel deel binnen het VoltaClub-pakket, is in volle gang. ‘We hebben in eerste instantie aangegeven dat FOYS een basis kan aanleveren die een copy-paste is van andere verenigingen. Vervolgens kunnen we daar onze eigen draai aan geven met submenu’s, foto’s en content. Het is dan een kwestie van onze wijzigingen doorgeven waarna FOYS toewerkt naar de livegang.’
Op 1 juli stapt Phanos definitief over naar VoltaClub. ‘Het is een bewust gekozen moment, precies aan het begin van een nieuw kwartaal. Dit is heel handig voor de financiële administratie. De leden hebben we al door middel van nieuwsbrieven geïnformeerd. Wij gaan ervan uit dat ze snel VoltaClub omarmen. Het gaat tenslotte pas echt werken wanneer iedereen de app heeft geïnstalleerd, zijn of haar gegevens heeft gecheckt en het actief gaat gebruiken.’
Cluboverstijgend
Van Doesburg is blij dat de implementatie bijna rond is. ‘Je kunt op je klompen aanvoelen dat straks bijna alle verenigingen met VoltaClub werken. Het is tenslotte zoveel handiger om in dezelfde omgeving te werken als de Atletiekunie. Het is fijn dat wij dit dan alvast gedaan hebben.’
De projectleider van Phanos hoopt dat andere clubs ook snel deze stap maken. ‘VoltaClub kan dan ook cluboverstijgend werken en een regionale of landelijke functie vervullen. Wij werken nu bijvoorbeeld wel samen met de andere Amsterdamse verenigingen, maar de communicatie gaat soms moeizaam. Hoe mooi zou het zijn als we straks via VoltaClub ook hierin een stap kunnen maken?’
Clubs die VoltaClub willen gaan gebruiken – of die daar meer over willen weten – kunnen contact opnemen met Thomas Rooijakkers.
Mathieu Hilgersom is een fanatieke loper bij Voorschoten’97, de club waar hij ook meerdere bestuurlijke taken vervult en evenementen organiseert. Tevens is hij een enthousiaste atletiekvader van zijn dochter bij Leiden Atletiek. Als schrijver en communicatiespecialist voor zijn bedrijf Hilgersom Tekstproducties schrijft hij het liefst mooie sportverhalen en verzorgt hij de PR van clubs, organisaties en evenementen.
