Wedstrijden

Hitte en loopevenementen

Geplaatst op Vrijdag, 20 juni 2025

Kan ons loopevenement wel doorgaan met de voorspelde warmte? Wanneer nemen wij de beslissing? En hoe overleven wij een eventuele annulering financieel?

Deze vragen worden met regelmaat gesteld zodra het kwik boven de 25 graden dreigt te komen. Helaas zijn de antwoorden op deze vragen niet eenduidig te geven. De uitkomst hangt af van een groot aantal factoren en kan bij het ene evenement tot een ander resultaat leiden dat bij het andere evenement.

Feit is dat de risico’s toenemen op hitte-gerelateerde medische incidenten bij hogere temperaturen. Maar met extra maatregelen en/of aanpassingen, is het soms toch mogelijk om een evenement, (deels) te laten doorgaan. Breng de situatie van jouw evenement in kaart aan de hand van de onderstaande factoren

Aantal deelnemers

Hoeveel deelnemers doen mee? Een deelnemersaantal van 300 geeft verhoudingsgewijs minder incidenten (en daardoor minder druk op de spoedzorg) dan een evenement van 10.000 deelnemers. Zijn er mogelijkheden deelnemers te verspreiden over het parcours? Dus een langere start. Minder drukte op het parcours betekent minder warmte voor de deelnemers.

Soort evenement en de afstand

Betreft het een wedstrijd of een recreatieve loop? Een recreatieve loop zonder tijdwaarneming maakt dat atleten vaak een rustiger tempo lopen dan in een officiële wedstrijd waar deelnemers hun PR willen verbeteren of voor een podiumplaats gaan. Gaat het om een 5 km of een (halve) marathon? Hoe langer de afstand hoe intensiever. Zijn er mogelijkheden om de route in te korten?

Terrein en parcours

Loopt je parcours over een onbeschutte weg/ asfalt of is het meer in een schaduwrijke omgeving? Zijn er schaduwrijke plekke (te creëren) in het start finishgebied? Staan er veel toeschouwers langs de kant die ook warmte produceren? Gaat het parcours door de stad, waar het vaak een paar graden warmer is (Urban Heat Island effect), of door het buitengebied? Hoe meer schaduw (te creëren is), hoe beter.

Medische dienst en Veiligheidsregio

Wat is de capaciteit van de medische dienst en kan dit worden opgehoogd? Zijn zij voorbereid op hitte-gerelateerde incidenten? Wat is hun mening? Wat is het advies van de Veiligheidsregio? Staat er iets in de vergunning hierover? Goede afstemming en voorbereiding helpt bij keuzes maken: in de beslissing om wel of niet (aangepast) door te gaan of op de dag zelf in het handelen.

Aanvangstijd evenement

Hoe laat start jouw evenement? Komen de lopers op het heetst van de dag in actie (tussen 12 en 16 uur), dan kan een verschuiving naar een vroeger of later tijdstip ervoor zorgen dat de temperatuur net iets aangenamer is waardoor het evenement wel door kan gaan. Zijn aangepaste tijden mogelijk (denk aan de vrijwilligers en vergunning)?

Drankposten

Hoeveel drankposten staan er op het parcours en is dit uit te breiden? Is er mogelijkheid voor sproeiers of sponzen onderweg?

Tijd tot het evenement

Hoelang duurt het nog tot het evenement? Weersvoorspellingen kunnen nog veranderen in positieve en negatieve zin. Wat is de deadline voor de beslissing vanwege bepaalde maatregelen, kosten en communicatie. Gun jezelf de tijd om een weloverwogen beslissing te nemen.

Mogelijkheden tot verplaatsen

En wil je afgelasten, denk dan van te voren vast na of er mogelijkheden zijn om je evenement te verplaatsen naar een andere dag of naar een andere periode.

WBGT

Een grootheid die de weersinvloed op buitensporters beschrijft is de Wet-Bulb Globe Temperature (WBGT). Hierin zijn naast temperatuur en vochtigheid ook windsnelheid en zonnestraling verwerkt. De luchtvochtigheid werkt verhogend in WBGT. Dus kan het zo zijn dat een niet zo warme maar vochtige (en dus erg klamme) dag, een net zo (gevaarlijk) hoge WBGT heeft als een hete dag met lage luchtvochtigheid. In sommige landen wordt WBGT al gehanteerd als officiële maat om hitte-gerelateerde risico's in te schatten. Zie voor meer info het KNMI.

Een meteoroloog kan een specifieke weersvoorspelling maken voor het gebied waar je loopevenement is en rekent ook de WBGT uit. De kosten hiervan bedragen tussen de €30-€40 per dag. (prijzen 2025)

Op basis van de WGBT gaan steeds meer Veiligheidsregio’s een zogenaamde escalatieladder maken. Bij welke WGBT-waarde zijn welke maatregelen noodzakelijk. Als organisatie kan je ook een schema maken voor jouw evenement en opnemen in je calamiteitenplan. Door al ruim vooraf de escalatieladder te bespreken met de medische dienst en Veiligheidsregio is er duidelijkheid op het moment dat de temperaturen oplopen.

Hierbij kan je de WGBT met specifiek op jouw evenement afgestemde maatregelen onderverdelen in blokken. Van ‘geen risico’ naar ‘zeer hoog risico’. De meningen lopen uiteen over de exacte ondergrens van ‘hoog risico’ en ‘zeer hoog risico’. Gemiddeld genomen zie je dat de categorie ‘hoog risico’ wordt gegeven aan een WGBT boven de 23 en ’zeer hoog risico’ boven de 25-26.

Twijfel je wat je moet doen? Schakel altijd met de Veiligheidsregio!

Communicatie

Deelnemers hebben uiteraard ook een eigen verantwoordelijkheid. Het is altijd verstandig een nieuwsbrief of mailing te sturen naar je deelnemers als de weersvoorspellingen richting hoge temperaturen gaat. Geef hierin aan dat je als organisatie bewust bezig bent met de veiligheid vanwege de weersvoorspellingen en laat weten wat de deelnemers zelf kunnen doen. Vermeld eventueel een deadline waarop je de beslissing neemt of het evenement wel of niet doorgaat.

Op hardlopen.nl staan allerlei artikelen met tips over lopen in de warmte waarnaar je kunt verwijzen. Ook de animatie over signaleren van een hitteberoerte mag gedeeld worden.

Voorbeeldtekst:
Hardlopen in de hitte brengt risico’s met zich mee. Als je jezelf niet goed verzorgt door voldoende te drinken of als je niet goed voorbereid bent op de hitte kan dat vervelende gevolgen hebben. Lees de tips hoe jij je als atleet kan voorbereiden op hardlopen.nl .

Financiën

Als organisatie heb je in de aanloop naar een evenement al (de meeste) kosten gemaakt of ben je verplichtingen aangegaan met leveranciers. Hoe dichter op het evenement, hoe meer kosten er gemaakt zijn en hoe minder mogelijkheden je hebt om zaken te annuleren.

Volgens de Consumentenbond hebben deelnemers recht op volledige teruggave van hun inschrijfgeld. ‘Overmacht’ en ‘hitte’ zijn geen wettelijk argument volgens deze instantie, ook al is er getekend voor algemene voorwaarden waarin dit wordt vernoemd. Ook bij verplaatsing van een evenement hoeven deelnemers hier niet mee akkoord te zijn en hebben ze recht op teruggave van het bedrag.

Dit wordt juridisch verder uitgezocht en indien hier ontwikkelingen over zijn wordt dit document aangepast.