Veiligheid
Algemene informatie en voorbeelden over veiligheid, EHBO en calamiteitenplan vind je terug bij Veiligheid & medisch baanwedstrijden.
Als organisatie ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van de deelnemers. Om deze veiligheid zoveel mogelijk te waarborgen, dienen er specifieke eisen gesteld te worden aan de veiligheid van het parcours, de drankposten, het (para-)medisch personeel en de medische voorzieningen.
Bij het organiseren van langeafstandslopen komen een aantal specifieke veiligheids- en sportmedische aspecten kijken.
- In uitzonderlijke gevallen qua temperatuur dan wel qua luchtverontreiniging, geeft de medische commissie van de Atletiekunie de sterke aanbeveling om de langeafstandsloop qua aanvangstijdstip te verschuiven dan wel af te gelasten. De laatste jaren zien we een toename van de temperatuur en dus ook van hitteberoertes onder de deelnemers.
- Maak atleten erop attent dat zij er zelf voor verantwoordelijk zijn dat zij (sport-)medisch gezien fit aan de start verschijnen.
- Door de organisatie daartoe aangewezen (para-)medisch personeel heeft het recht iemand uit de wedstrijd te halen.
- Het aanwezig zijn van AED's is bijna niet meer weg te denken (voor huren via de Atletiekunie zie hieronder).
Er zijn verschillende ondersteunende documenten beschikbaar over evenementenveiligheid. De Veldnorm Evenementenzorg, die hieronder is te downloaden, kan de gemeente als richtlijn aanhouden bij het verstrekken van een vergunning.
Kan ons loopevenement wel doorgaan met de voorspelde warmte? Wanneer nemen wij de beslissing? En hoe overleven wij een eventuele annulering financieel?
Deze vragen worden met regelmaat gesteld zodra het kwik boven de 25 graden dreigt te komen. Helaas zijn de antwoorden op deze vragen niet eenduidig te geven. De uitkomst hangt af van een groot aantal factoren en kan bij het ene evenement tot een ander resultaat leiden dat bij het andere evenement.
Feit is dat de risico’s toenemen op hitte-gerelateerde medische incidenten bij hogere temperaturen. Maar met extra maatregelen en/of aanpassingen, is het soms toch mogelijk om een evenement, (deels) te laten doorgaan. Breng de situatie van jouw evenement in kaart aan de hand van de onderstaande factoren.
- Aantal deelnemers
Hoeveel deelnemers doen er mee? Een deelnemersaantal van 300 geeft verhoudingsgewijs minder incidenten (en daardoor minder druk op de spoedzorg) dan een evenement van 10.000 deelnemers. Zijn er mogelijkheden deelnemers te verspreiden over het parcours? Dus een langere start. Minder drukte op parcours geeft minder warmte voor de deelnemers. - Soort evenement en de afstand
Betreft het een wedstrijd of een recreatieve loop? Een recreatieve loop zonder tijdwaarneming maakt dat atleten vaak een rustiger tempo lopen dan in een officiële wedstrijd waar deelnemers hun PR willen verbeteren of voor een podiumplaats gaan. Gaat het om een 5 km of een (halve) marathon? Hoe langer de afstand hoe intensiever. Zijn er mogelijkheden om de route in te korten? - Terrein en parcours
Loopt je parcours over onbeschutte weg/ asfalt of meer schaduwrijke omgeving? Zijn er schaduwrijke plekke (te creëren) in het start finishgebied? Staan er veel toeschouwers langs de kant die ook warmte produceren? Gaat het parcours door de stad, waar het vaak een paar graden warmer is (Urban Heat Island effect), of door het buitengebied? Hoe meer schaduw (te creëren is), hoe beter. - Medische dienst en Veiligheidsregio
Wat is de capaciteit van de medische dienst en kan dit worden opgehoogd? Zijn zij voorbereid op hitte-gerelateerde incidenten? Wat is hun mening? Wat is het advies van de Veiligheidsregio? Staat er iets in de vergunning hierover? Goede afstemming en voorbereiding helpt bij keuzes maken: in de beslissing om wel of niet (aangepast) door te gaan of op de dag zelf in het handelen. - Aanvangstijd evenement
Hoe laat start jouw evenement? Komen de lopers op het heetst van de dag in actie (tussen 12 en 16 uur), dan kan een verschuiving naar een vroeger of later tijdstip ervoor zorgen dat de temperatuur net iets aangenamer is waardoor het evenement wel door kan gaan. Zijn aangepaste tijden mogelijk? (denk aan de vrijwilligers en vergunning) - Drankposten
Hoeveel drankposten staan er op het parcours en is dit uit te breiden? Is er mogelijkheid voor sproeiers of sponzen onderweg? - Tijd tot evenement
Hoelang duurt het nog tot het evenement? Weersvoorspellingen kunnen nog veranderen in positieve en negatieve zin. Wat is de deadline voor de beslissing vanwege bepaalde maatregelen, kosten en communicatie. Gun jezelf de tijd om een weloverwogen beslissing te nemen. - Mogelijkheden tot verplaatsen
En wil je afgelasten, denk dan van te voren vast na of er mogelijkheden zijn om je evenement te verplaatsen naar een andere dag of naar een andere periode.
WBGT
Een grootheid die de weersinvloed op buitensporters beschrijft is de Wet-Bulb Globe Temperature (WBGT). Hierin zijn naast temperatuur en vochtigheid ook windsnelheid en zonnestraling verwerkt. De luchtvochtigheid werkt verhogend in WBGT. Dus kan het zo zijn dat een niet zo warme maar vochtige (en dus erg klamme) dag, een net zo (gevaarlijk) hoge WBGT heeft als een hete dag met lage luchtvochtigheid. In sommige landen wordt WBGT al gehanteerd als officiële maat om hitte-gerelateerde risico's in te schatten. Zie voor meer info het KNMI.
Een meteoroloog kan een specifieke weersvoorspelling maken voor het gebied waar je loopevenement is en rekent ook de WBGT uit. De kosten hiervan bedragen tussen de €30-€40 per dag. (prijzen 2025)
Op basis van de WBGT gaan steeds meer Veiligheidsregio’s een zogenaamde escalatieladder maken. Bij welke WBGT-waarde zijn welke maatregelen noodzakelijk. Als organisatie kan je ook een schema maken voor jouw evenement en opnemen in je calamiteitenplan. Door al ruim vooraf de escalatieladder te bespreken met de medische dienst en Veiligheidsregio is er duidelijkheid op het moment dat de temperaturen oplopen.
Hierbij kan je de WBGT met specifiek op jouw evenement afgestemde maatregelen onderverdelen in blokken. Van ‘geen risico’ naar ‘zeer hoog risico’. De meningen lopen uiteen over de exacte ondergrens van ‘hoog risico’ en ‘zeer hoog risico’. Gemiddeld genomen zie je dat de categorie ‘hoog risico’ wordt gegeven aan een WBGT boven de 23 en ’zeer hoog risico’ boven de 25-26.
Twijfel je wat je moet doen? Schakel altijd met de Veiligheidsregio!
Communicatie
Deelnemers hebben uiteraard ook een eigen verantwoordelijkheid. Het is altijd verstandig een nieuwsbrief of mailing te sturen naar je deelnemers als de weersvoorspellingen richting hoge temperaturen gaat. Geef hierin aan dat je als organisatie bewust bezig bent met de veiligheid vanwege de weersvoorspellingen en laat weten wat de deelnemers zelf kunnen doen. Vermeld eventueel een deadline waarop je de beslissing neemt of het evenement wel of niet doorgaat.
In samenwerking met het UMC Radboud, Le Champion, Stichting Zevenheuvelenloop en GGD Nederland heeft de Atletiekunie een video gemaakt over de risico's die hardlopen bij hoge temperaturen met zich meebrengt. Deel deze animatie met je achterban.
Ook is het toegestaan in je nieuwsbrief artikelen van hardlopen.nl te plaatsen over dit onderwerp, zoals: 'hoe om te gaan met hitte tijdens hardloopevenementen' of 'zo voorkom je hitteproblemen tijdens het hardlopen'. Doe dit dan volgens onderstaande voorbeeld.
Voorbeeldtekst:
Hardlopen in de hitte brengt risico’s met zich mee. Als je jezelf niet goed verzorgt door voldoende te drinken of als je niet goed voorbereid bent op de hitte kan dat vervelende gevolgen hebben. Lees de tips hoe jij je als atleet kan voorbereiden op hardlopen.nl.
Financiën
Als organisatie heb je in de aanloop naar een evenement al (de meeste) kosten gemaakt of ben je verplichtingen aangegaan met leveranciers. Hoe dichter op het evenement, hoe meer kosten er gemaakt zijn en hoe minder mogelijkheden je hebt om zaken te annuleren.
Volgens de Consumentenbond hebben deelnemers recht op volledige teruggave van hun inschrijfgeld. ‘Overmacht’ en ‘hitte’ zijn geen wettelijk argument volgens deze instantie, ook al is er getekend voor algemene voorwaarden waarin dit wordt vernoemd. Ook bij verplaatsing van een evenement hoeven deelnemers hier niet mee akkoord te zijn en hebben ze recht op teruggave van het bedrag.
Dit wordt juridisch verder uitgezocht en indien hier ontwikkelingen over zijn wordt dit document aangepast.
Meer informatie
De drempel om te starten met hardlopen is steeds lager komen te liggen. Hardlopen is een erkend middel om gezond en fit door het leven te gaan. Eén risico waar tot voor kort vaak de eerste hulp te laat kwam is de acute hartstilstand. Gebleken is dat het binnen enkele minuten leveren van adequate hulp een leven kan redden.
Huren AED's
De Atletiekunie biedt de mogelijkheid om AED’s (ofwel de Automatische Externe Defibrillator) in te zetten bij loopevenementen. Een AED is een draagbaar apparaat dat via gesproken opdrachten helpt bij het reanimeren. De AED's kunnen zowel door aangesloten- als niet aangesloten loopevenementenorganisaties worden gehuurd. De AED's zijn eigendom van de Atletiekunie, maar de gehele afhandeling van planning, verhuur en facturatie vindt plaats via PROM’ES .
Maak je belangstelling voor het huren van AED’s kenbaar via dit digitale aanvraagformulier.
Tarieven aangesloten organisaties (genoemde bedragen zijn een pakketprijs, excl. BTW en verzendkosten)
- Pakket A: 1 t/m 5 AED's: €95,-
- Pakket B: 6 t/m 10 AED's: €130,-
- Pakket C: 11 t/m 15 AED's: €190,-
Tarieven niet-aangesloten organisaties (genoemde bedragen zijn een pakketprijs, excl. BTW en verzendkosten)
- Pakket A: 1 t/m 5 AED's: €180,-
- Pakket B: 6 t/m 10 AED's: €270,-
- Pakket C: 11 t/m 15 AED's: €320,-
Bij het gebruik van een cassette wordt €50,- (excl. BTW) in rekening gebracht.
Bij annulering van de bestelde AED’s worden kosten in rekening gebracht. Bij annulering binnen 2 maanden voordat het loopevenement plaatsvindt, bedragen de annuleringskosten 50% van het totaal bedrag (inclusief BTW).
Algemene voorwaarden verhuur AED PROM'ES.
Als organisatie hoop je het niet mee te maken, maar er zijn situaties denkbaar dat het evenement afgelast moet worden of dat een deelnemer overlijdt tijdens het evenement. Hier vind je als organisaties een handreiking hoe je hier mee om kan gaan.
